1.1
PERENCANAAN STRATEGIS
A.
PENGERTIAN
PERNCANAAN STRATEGIS
suatu rangkaian persiapan tindakan untuk
mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau
petunjuk-petunjuk yang harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik
sebagaimana direncanakan.
B.
PENTINGNYA
SUATU PERENCANAAN
Karena perencanaan merupakan suatu jenis
pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh
manajer bagi sebuah organisasi. Perencaan yang baik dapat digambarkan layaknya
sebuah akar tunggang dari pohon yang besar dan rimbun, dari situ tumbuh cabang-cabang
yang dapat diartikan sebagai bagian dari pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian. Perencanaan yang demikian sangat penting bagi manajer dan sebuah
teori yang harus ada di sebuah perusahaan ataupun instansi.
C.
HUBUNGAN
PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI LAIN
1. Organizing
Perencanaan menunjukkan
cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya
organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi
2. Directing
Perencanaan menentukan
kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk
mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan
3. Controlling
Perencanaan dan
pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria
penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana .
D.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
1.
Perencanaan jangka panjang
adalah rencana yang
akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perencanaan, dan
dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
2.
Perencanaan jangka menengah
adalah rencana yang
dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan
tercapainya tujuan jangka panjang.
3.
Perencanaan jangka pendek
adalah rencana yang
dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan
tercapainya tujuan jangka menengah.
E.
PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
Proses
Penyusunan Perencanaan
1.
Merumuskan Misi dan Tujuan
2.
Memahami Keadaan Saat Ini
3.
Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan
Penghambat Tercapainya Tujuan
4.
Menyusun Rencana Kegiatan untuk Mencapai Tujuan
F.
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
1.
Bottom up
approach, artinya penyusunan dimulai atau diusulkan dari bawah.
2.
Top down
approach, artinya penyusunan dimuali atau ditetapkan dari atas.
3.
Interactive
approach, yang berarti rencana disusun bersama-sama.
4.
Dual-level
approach, yang berarti masing-masing menyusun rencana kemudian
diselaraskan.
G.
CIRI-CIRI
PERENCANAAN YANG BAIK
ü Simple : Sederhana dan mudah di mengerti
ü Fleksibel :
Rencana yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu
berubah- ubah.
ü Stabil : Tidak perlu selalu mengalami perombakan dan perubahan.
ü Factual : Dibuat berdasarkan fakta-fakta yang
ada dan diselaraskan pula dengan kejadian-kejadian
§ yang akan timbul dalam tindakan pelaksanaannya.
ü Rasional :Dibuat atas dasar
pemikiran yang sehat, ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan.
ü Kontinu : dipersiapkan
untuk tanda-tanda yang terus menerus dan berkelanjutan.
ü Dinamis :
perencanaan dibuat dan dipersiapkan untuk memikirkan peningkatan perbaikan dan
§ pembaharuan dalam mencapai kemajuan dan kesempurnaan
pada masa yang akan datang.
ü Praktis dan prakmatis : mampu
dilakukan dan dicapai serta dapat mendukung program organisasi.
ü Akurat
: dibuat secara terperinci dan mendetail dan dirumuskan segala aspek
organisasi, tata kerja,
§ metode kerja, penggunaan tenaga kerja, pembiayaan,
jadwal waktu, target hasil dari sistem pengawasan.
H.
EFEKTIFITAS
PERENCANAAN
1. Pengembangan diri – dengan
melakukan perencanaan yang efektif, maka seseorang akan mampu menyisakan waktu
luang yang berharga untuk menyusun pengembangan diri guna peningkatan
kinerjanya.
2.
Pekerjaan tuntas dan selesai tepat waktu
sehingga pekerjaan tidak menumpuk; dan tidak mesti melakukan lembur guna
menuntaskan pekerjaan.
3.
Pekerjaan dapat ditata dengan rapi, dan akan
memudahkan proses mengorganisasikan dan mengendalikan pekerjaan lainnya.
2.2 PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. JENIS-JENIS KEPUTUSAN
MANAJEMEN
1. Keputusan Strategis, adalah keputusan yang dibuat oleh
manajemen puncak dalam sebuh perusahaan.
2. Keputusan taktis, adalah keputusan yang dibuat
oleh manajemen menengah
3. Keputusan operasional, adalah keputusan yang
dibuat oleh tingkat manajemen yang paling bawah
B. KEPUTUSAN DAN JENJANG
MANAJEMEN
Keputusan:
1. Keputusan Terprogram.
Keputusan ini berkaitan dengan kebiasaan, aturan, dan prosedur. Dalam hal ini
kondisi yang dihadapi semuanya dapat diketahui dengan pasti.
2. Keputusan tidak terprogram.
Keputusan tidak terprogram ini adalah keputusan yang tidak mempunyai suatu
aturan yang baku, tergantung pada jenis masalahnya. Biasanya, masalah yang
membutuhkan keputusan tidak terprogram ini terjadinya tidak dapat diprediksi.
3. Keputusan tidak terstruktur.disebut
tidak terstruktur karena tidak diketahui pemecahannya karena ketidakjelasan
masalahnya.
Jenjang :
Organisasi atau badan
usaha umumnya mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu manajemen
puncak, manajemen menengah, dan manajemen pelaksana.
1. Manajemen Puncak (Top
Management)
Manajemen puncak adalah
jenjang manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau puncak biasanya
terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas
memutuskan hal-hal yang sangat penting sifatnya bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Manajemen puncak bertugas menetapkan kebijakan operasional dan
membimbing interaksi organisasi dengan lingkungan.
2. Manajemen Menengah (Middle
Management)
Manajemen menengah
biasanya memimpin suatu divisi atau departemen. Tugasnya adalah mengembangkan
rencana-rencana operasi dan menjalankan tugas-tugas yang ditetapkan manajemen
puncak. Manajemen menengah bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
3. Manajemen Pelaksana (Supervisory
Management)
Manajemen pelaksana adalah
manajemen yang bertugas menjalankan rencana-rencana yang dibuat manajemen
menengah. Selain itu, manajemen pelaksana juga mengawasi para pekerja dan
bertanggung jawab kepada manajemen menengah.
C. TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Menurut Herbert
A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16 ), tahap-tahap yang harus dilalui dalam proses
pengambilan keputusan sebagai berikut :
1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )
Tahap ini merupakan proses
penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan
masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka
mengidentifikasikan masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design Phace )
Tahap ini merupakan proses
pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Ini
merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan
proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam
meneliti masalah yang ada.
3. Tahap Pemilihan ( Choice Phace )
Tahap ini dilakukan pemilihan
terhadap diantara berbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap
perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria – kriteria
berdasarkan tujuan yang akan dicapai.
4. Tahap Impelementasi ( Implementation
Phace )
Tahap ini dilakukan penerapan
terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta
pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.
D.
JENIS-JENIS
MASALAH DAN PEMECAHANNYA
1.
Perencanaan
strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penerapan
tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
2.
Pengendalian
manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi
yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan
taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan
taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg
dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses pengendalian manajemen
terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan
pengukuran, pelaporan dan analisis.
3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap
tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan
penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian
operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan
pada tugas2 tingkat bawah.
E.
GAYA
DAN MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Gaya
:
1. Gaya
Direktif
Digunakan oleh orang-orang yang
lebih memilih solusi masalah yang sederhana dan jelas. Seseorang yang memilih
gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional dan memilih untuk mengandalkan
peraturan atau prosedur yang ada dalam mengambil keputusan.
2. Gaya
Analisis
Senang mempertimbangkan solusi yang
kompleks berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka kumpulkan.
3. Gaya
Konseptual
Orang-orang yang cenderung kearah
gaya konseptual juga senag memperhatikan sejumlah besar informasi. Mereka juga
lebih berorientasi social daripada mereka yang menyukai gaya analisis.
4. Gaya
Perilaku
Gaya yang digunakan oleh manajer
yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu.
Model :
Model Klasik
Model klasik
dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan
keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu.
Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :
1. Pembuat
keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan disepakati.
2. Keputusan
pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.
3. Kriteria
untuk mengevaluasi alternatif diketahui.
4. Pembuat
keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai. Mencoba untuk
memaksimalkan tujuan organisasi.
Model Administratif
Model Administratif
merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana
manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang dicirikan dengan
keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model
administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang
mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model
Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat
berperan dalam pembentukannya yaitu :
·
Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia
memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir
rasional.
·
Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan
memilih alternative solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam
membuat sebuah keputusan yang baik.
·
Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan
keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat
terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa
pemikiran yang sadar.
Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di
organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu.
Asumsi tersebut yaitu:
1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering
kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di antara para
manajer.
2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan
3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena
manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.
4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan
pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik
Model Politik
Model poltik
ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika
situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik
antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan
dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :
1. Organisasi terdiri dari beragam
kepentingan
2. Informasi ambigu dan tidak lengkap
3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk
mengidentifikasi semua dimensi masalah
4. Manajer terlibat dalam mendorong dan
menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif.
Langah-langkah
dalam Mengambil Keputusan Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak
terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative
ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses
pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :
1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan
Dalam
memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja
syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam
bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian
organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang
muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan
organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja
diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.
2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat
Diagnosis
adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis
fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting.
Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan
sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :
· Keadaan
tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?
· Kapankah
keadaan ini muncul ?
· Dimanakah
keadaan ini muncul ?
· Bagaimanakah
keadaan ini muncul ?
· Pada
siapakah keadaan ini muncul ?
· Apakah
kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?
· Apakah
hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?
· Apakah
yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?
3. Pengembangan Alternatif
Untuk keputsan
yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan
biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun
keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru
yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang
dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat
mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam
mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif
merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.
4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki
Alternatif
yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai
keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan
menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan
dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk
mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan
penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.
5. Penerapan Alternatif Terpilih
Tahap
penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan
tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin
bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini
akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu
tindakan
6. Evauasi dan Umpan Balik
Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses
pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi
tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil
dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik
adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang
berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada
pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan
yang baru.
F.
PENGAMBILAN
KEPUTUSAN INDIVIDU DAN KELOMPOK
Keputusan individu :
Pengambilan keputusan
merupakan hasil proses dari beberapa pertimbangan alternatif untuk menyelesaikan
masalah. Oleh sebab itu, maka pengambilan keputusan sesungguhnya bukanlah hal
yang sederhana.
Seorang filosof
Prancis, Jean-Paul Sartre mengatakan bahwa manusia sebagai makhluk yang
berkesadaran “dikutuk untuk bebas”. Kutukan kekebasan ini menempatkan manusia
sebagai makhluk yang dapat menentukan jalannya sendiri. Apapun jalan yang
diambil, maka manusia itu sendiri yang harus bertanggung jawab atas segala
sesuatu yang terjadi dikemudian hari.
Di zaman modern ini
manusia dihadapkan pada banyak pilihan, memilih universitas, jurusan,
pekerjaan, pacar, dll.. yang menuntut kemampuan manusia untuk dapat mengambil
keputusan secara tepat.
Keputusan kelompok :
Proses pengambilan keputusan kelompok adalah
salah satu corak proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ciri dari
prosesnya ditandai dengan keterlibatan dan partisipasi orang banyak. Sering
kali keputusan semacam ini dianggap ideal dan dipergunakan secara luas dalam
organisasi .
Kedua
keputusan diatas memiliki beberapa perbandingan yaitu:
Apabila dilihat
keefektifan dan efisiensi antar pengambilan keputusan kelompok atau individu,
maka hal tergantung kepada kriteria apa yang dipakai sebagai ukuran efektif.
Bila diukur dengan derajat akurasi, barangkali keputusan kelompok lebih akurat.
Fakta membuktikan keputusan kelompok lebih baik daripada keputusan individu.
Tetapi tidak berarti bahwa secara bersama kelompok lebih bermutu dari
perseorangan. Bila dimaksud dengan efektif adalah ukuran kecepatan maka
keputusan individual jadi lebih efektif. Kalau kreativitas yang jadi ukuran
keefektifan maka keputusan kelompok adalah lebih efektif. Ukuran keefektifan
lain, mungkin dukungan persetujuan, maka keputusan kelompok jadi lebih efektif.
Dalam kerja kelompok pengambil keputusan, telah teruji bahwa jumlah anggota 5
sampai 7 orang adalah produktif dan efektif. Efektif tentu diacu juga
dengan efisiensi. Keputusan kelompok bisa jadi tidak efisien dibandingkan
dengan keputusan individual, bila diukur dari waktuyang dipakai untuk mengambil
keputusan. Pengambilan keputusan bentuk mana yang akan dipakai bergantung
kepada aspek yang mana yang dipentingkan, efektivitas atau efisiensi.
Kesimpulannya:
Dari uraian
di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha mencapai
tujuan organisasi. Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang
jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling
bekerja sama demi terealisasinya tujuan organisasinya.
Namun di
samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena
keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi
perencanaan saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian,
mengarahan dan pengawasan.
Keberhasilan
perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan bekerja
sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi
demi tercapainya tujuan organisasi